視察旅行の幹事になったら、どのタイミングで準備を始めるべきか迷います。できるだけ早めに始めることで、幅広いプランから適したプランを選べます。では、具体的にどのタイミングで計画を始めて、どのように準備を進めるべきなのでしょう。社員に納得してもらえる視察旅行になるよう、参考にしてみてください。

視察旅行は、前もって準備を始めることが大切です。準備が遅いと予約がとれないといったケースもでてきます。

準備の進め方としてはまず、旅行の計画を立てることが重要です。そのうえで、立てた計画をもとに旅行会社と話し合い、プランを決定していきます。

そのためにも、最低でも2～3ヶ月前から旅行の計画を立てるようにしましょう。その方が、旅行会社との相談もしっかりと行えるため、選べるホテルの幅が広がるなど納得のいく視察旅行プランの計画を立てやすくなります。

もし、視察旅行が旅行シーズンとかぶる場合は、それより前から計画することをおすすめします。

視察旅行の際に気になるのが、どこまでを経費にできるのかではないでしょうか。結論から言うと、基本的に業務と関係ない場合は、経費として計上できません。

例えば、視察後に観光地に移動する際の交通費、観光地での食事代やお土産代などは、経費として見なされません。

視察旅行を行った際は、視察成果として旅行の日程表やそこで学んだこと、感想、どのように業務に活かすかなどをレジュメに記録として残すことをおすすめします。

視察先での写真や関連資料もまとめて保存しておくようにします。そうすることで、実のある視察旅行だったことを証明できます。